17-04-2007, 20:45
|
#1 (permalink)
|
|
Editör
Üyelik tarihi: Oct 2006
Nerden: gönlümün uzandığı yerden....
Mesajlar: 4.440
|
Toplantı Yönetimi
Toplantı Yönetimi
Bir internet sakasinda;
" Kendinizi yalniz hissediyorsaniz, hele karar vermekten nefret ediyorsaniz, is yapmak yerine konusmayi tercih ediyorsaniz, neden toplanti yapmiyorsunuz ? " diyor ve toplantinin yararlarini siraliyordu :
* Is arkadaslarinizla sohbet edersiniz,
* Dilediginiz kadar çay, kahve içersiniz,
* Karar vermemenin keyfini yasarsiniz,
* Resim ve grafik becerinizi gelistirirsiniz,
* Bir daha asla bakmayacaginiz notlar alir, mesgul görünürsünüz,
* Kendinizi önemli hisseder ve hissettirirsiniz,
* Intikam almak için en uygun yerdir.
* Üstelik de tüm bunlari çalisma saatleri içerisinde yaparsiniz.
Bu isin sakasi tabii ama pek de yabanci gelmedi kulaginiza degil mi ? Asagidaki sözleri sik sik duymussunuzdur :
“ Toplantilardan is yapmaya firsat bulamiyoruz “
“ Toplanti bitti hadi isimize bakalim “
“ Nasil olsa toplantida görüşecegiz, o konuyu da hallederiz “
Öncelikle su konularda anlasabilmemiz gerek :
* Toplantilar angarya degildir, isin önemli bir parçasidir.
* Toplantilar, görüsme firsati bulamayan yöneticilerin, baska konularda da sohbet edebilecekleri bir ortam da degildir.
NIÇIN TOPLANIRIZ ?
* Karar vermek için
* Çözüm bulmak için
* Bilgilendirmek için
* Katilim saglamak için
Eger yukaridaki nedenlerle toplanacak isek bu, toplantinin bir sahibi oldugunu gösterir. Toplanti sahibi öncelikle “ bir toplanti yapmaya gerek var mi ?” sorusunu içtenlikle yanitlamalidir. Böyle bir ihtiyaç varsa, sadece gerekli olan katilimcilara bir davetiye göndererek, toplantinin yeri, tarihi, gündemi, katilimcilari ile ilgili bilgi verir. Katilimci sayisinin en çok 7 olmasi, katilimcilarin konuya odaklanmasi ve ilginin dagilimini önlemek için yararlidir. Daha çok katilimcisi olan toplantilarda ilginin dagildigi ve ikili görüsmelerin basladigi bilinmektedir.. Katilimcilar ve toplanti sahibi konuya hazirlanarak tam zamaninda toplanti yerinde hazir bulunurlar. Toplanti sahibi, gerekli ekipmani da önceden hazirlar. Anlama oraninin arttirilmasi için teknolojik görsel ve isitsel ekipmanlarin kullanimi yararli olacaktir.
Toplantilara kesinlikle zamaninda baslanmalidir. Bir zamanlar yönettigim bir toplantiya geç kalanlar nedeniyle bir türlü baslayamamistik ve ben de söylenmeye baslamistim : “ Bir türlü zamaninda gelmeyi ögrenemedik “ dedigimde, genç mühendis arkadaslarimdan biri : “ Bir türlü zamaninda baslamayi da ögrenemedik “ demisti. Zamaninda baslamazsaniz asla zamaninda gelmeyeceklerdir.
Gündeme sadik kalinmali ve üzerinde gerekli, hazirliklar yapilmamis hiçbir konuda görüsme baslatmamalisiniz. “ Bu konuda hiçbir hazirligimiz yok, Ahmet bey gerekli çalismayi yapsin, Sali günü yeniden toplanalim “ demek daha dogru olacaktir.
Toplanti için gerekli bilgi, veri, rapor, gösteri vb. hazirlanmadiysa bunu bir AYIP sayin ve toplantiya devam etmeyin. Unutmayin, yönetici verilerle konusan kisidir. Ortada gerekli veriler ve bilgiler yoksa neyin üzerinde tartisacagiz, mis’lar ve mis’ler üzerine mi ?
Eger konu, insan degil ise, insanlara degil, soruna ve çözüme odaklanin.
Toplanti sirasinda baska bir konuyu düsünmeyeceginize göre telefonlariniza da ihtiyaciniz yok demektir. Konserde, tiyatroda, uçakta yada özel aracinizda telefonlarinizi kapatabiliyorsaniz, toplanti süresince de kapatabilirsiniz ve bu dünyanin sonu degil, inanin.
Eger gerçekten de etkin bir toplanti yapmak istiyorsaniz iste size bir Altin kural :
“ Eger söyleyecekleriniz suskunlugunuzdan daha degerli degil ise, susunuz. “
kaynak:kaizen.gen.tr
|
|
|
Normal
