Bu Foruma yaptığınız ilk ziyaretiniz ise, Lütfen öncelikle Yardım kriterlerini okuyunuz.
Forumumuzda bilgi alışverişinde bulunabilmeniz için öncelikle Kayıt olmalısınız. Üye olmayanlar Forumumuzdan hiçbir şekilde aktivite uygulayamaz, Mesaj yazamaz, Konu açamaz, Eklenti indiremez. Forumumuzu tam anlamıyla kullanmak için Üye olabilirsiniz..
Japon sirketlerinin basarilarinin arkasindaki en önemli faktörlerden biri disiplindir. Japon insaninin küçük yaslardan beri içinde büyüdügü o disiplinli ortam, isletmelerinde de kendisini göstermektedir. Japon isletmelerindeki disiplini kati, herkesi rahatsiz eden ve canindan bezdiren bir disiplin olarak görmemek gerekir. Ya da herseyin kurallara baglandigi ve asla taviz verilmeyen, degisime kapali olarak ise hiç düsünmemek gerekir.
Burada bahsedilen disiplin ve kurallar, görsel yönetim ve görsel denetimin temelini olusturan, isletme çalisanlarinca da benimsenen, sadece gerekli ve anlami olan, yararina herkes tarafindan inanilmis vb. kurallarin basit yöntemlerle, kimseyi sikintiya sokmadan ve herkes tarafindan uygulanmasi ve denetlenmesidir.
Sakin ola ki bu kurallar ve disiplin Japonlara özgü ve kültürlerinden gelen özellikleri ile sadece onlar tarafindan uygulanabilir sanilmasin. Konuya girdikçe ve özellikle günlük yasantimizdan karsilasacagimiz örneklerle aslinda bu sistemin hiç kimseye mal edilemeyecegini, herkes tarafindan uygulanabilecegini, uygulanabilmesi için sadece ve sadece samimi bir istek duyulmasi ve insanlara güvenilmesi gerektigini birlikte görecegiz.
Fakat sadece kurallar ya da tek basina görsel yönetim ve denetim tekniklerinin etkili olamayacagini da vurgulamak gerekir. Her iki çalisma da birbirini tamamlamak üzere ele alinmadikça sistem aksayacak ve arzulanan sonuca ulasilmasi zorlasacaktir.
Iste bu nedenle bu iki önemli konuyu ayri ayri fakat ayni zamanda da birlikte degerlendirecek ve mükemmel bir isletme yapisina sahip olabilmenin yollarini birlikte ele alacagiz. Öncelikle kural koymanin kurallari, daha sonra da bu kurallarin görsel ve isitsel yöntemlerle nasil desteklenmesi ve takip edilmesi gerektigini birlikte inceleyecegiz.
· SADECE GEREKLI OLAN KURALLARI KOYUNUZ.
Herseyi kurallara baglamak olanaksiz oldugu gibi, bu konuda gösterilecek gayretin sonunda elde edilecek kurallar dizisi de bir telefon rehberi kalinliginda olacaktir. Siz böylesine kalin bir kurallar kitabini okur musunuz?
Gereksiz kurallar çogunlukla uygulanmasi ve denetlenmesi olanaksiz, anlamli bir gerekçeleri olmayan saçma kurallardir. Bu nedenle çalisanlar üzerinde olumsuz etkiler yaparak, onlarin sirketlerine karsi olan düsüncelerini etkilerler. Çalisanlar arkadas toplantilarinda sirketlerinin ne kadar güçlü ve iyi oldugu ile övünecekleri yerde, hangi sirketin daha anlamsiz kurallarla yönetilmeye çalisildigini konusacak ve bu anlamsiz uygulamalar alay konusu edilerek, eglenceli anlar yasanacaktir.
· KURALLAR BASIT VE ANLASILABILIR OLMALIDIR.
Kurallar olabildigince açik ve herkesin anlayabilecegi sadelikte olmalidir. Anlasilamayan kuralin uygulanmasinda basari beklemek düs olur. Hukuk sistemimizin agir dilini animsiyor musunuz? Hukukçu dostlarimiz belki de her gün içinde bulunduklari bu ortamin agir diline alismislardir. Ancak ya siz? Ya çalisanlariniz?
· KURALLARIN GEREKÇELERI ANLATILMALI VE INANDIRICI OLMALIDIR.
Çünkü insanlar ancak yararina gerçekten inandiklari kurallari istekle uygular ve uygulanmalarini saglarlar. Örnegin genellikle her isletmede mevcut bir kurali örnek olarak göstermek olasi. " Yemekhaneden disari yiyecek çikartmak yasaktir ". Niçin ? O kadar yogun bir çalismadan sonra yemegini yiyen bir çalisan bahçede açik havada ve agiz tadiyla portakalini yiyemez mi ? Ya da buna benzer bir sürü soru üretebilirsiniz. Ancak çogunlukla alacaginiz yanit söyle olacaktir : " Yasak kardesim, müdüriyetin emri "
· OLUMLU MESAJ VERMELIDIR
Koyacaginiz kurallar olabildigince yasaklamalardan ve olumsuz mesajlardan uzak olmalidir. Unutulmamalidir ki her toplumda yasak olan ilgi çekicidir. Olumsuz mesajlar tasiyan yasaklar ve kurallar insanlarda karsi çikma duygusu uyandirarak, kurallara uymamayi bir erdem, uymayi ise garip bir davranis haline getirir.
· EVRAK KARMASASINDAN UZAK OLMALIDIR.
Bir kuralin yerine getirilmesi için tamamlanmasi gereken kurallar ve evrak islemleri arttikça, insanlar kendi kendilerine bunun kolay bir yolunu bulacaklardir. Onlar bu kolay yolu bulup disiplinsizlige meydan vermeden, biz en kolay yollari bulup uygulamaya çalismaliyiz.
· DEGISKENLIGE AÇIK OLMALIDIR.
Yasam degisiyor, gelisiyor. Bagli olarak sartlar da degisiyor. O halde kurallarimiz da günün sartlarina uyum saglayacak sekilde degismeli ve gelismelidir. Aksi taktirde geçerliligini kaybetmis kurallara uymama yönünde davranislar baslayacak, disiplin bozulacaktir.
· DENETLENEBILIR OLMALIDIR.
Kurallar denetlenmesinin ötesinde, denetlenebilir olmalidir. Yani denetleyebileceginiz kurali koyun, aksi taktirde o kurali koymaktan vazgeçin. Kurallari denetlemenin en güzel yolu, görsel ve isitsel yöntemleri basariyla kullanmaktir. Bu konuda yapilabilecek basarili uygulamalarla, kurallari hem görünür ve isitilir hale getirmek, hem de herkesin anlamasini ve takip etmesini kolaylastirmak mümkün olabilecektir.
· KURALLAR HERKESIN KURALI OLMALIDIR.
Kurallar sirket yönetimi tarafindan alinarak, yukaridan asagiya herkese duyurulmali ve uygulamalari konusunda tüm çalisanlar egitilmelidir. Bu nedenle, tüm kurallar ve prosedürler sirket yöneticilerinin ortak karari olmali ve herkes tarafindan onaylanmalidir. Ancak bu taktirde saglikli bir disiplin saglanacagina inaniyorum.
· KURALLAR HERKES TARAFINDAN BILINMELIDIR
Kurallar ancak herkes tarafindan bilindigi taktirde uygulanabilir. Yasalarimizda belirtildigi gibi, " kanunu bilmemek mazeret sayilmaz " anlayisi isletmelerimiz için o kadar da geçerli degildir.
· KURALLAR ALISKANLIK HALINE GETIRILMELI
Kurallar ancak ve ancak sürekli takip edildiklerinde ya da uygulandiklarinda etkili olurlar. Askerlik yapanlarimiz çok iyi hatirlayacaklardir ki, bir çok seyin ögretilmesi ve kurallarin takibi sürekli yinelenmeleriyle ve bir aliskanlik haline getirilmeleriyle pekistirilmektedir.
Özellikle güvenlikle ilgili kurallarin ve önlemlerin tüm çalisanlarin zihinlerinde canli tutulabilmesi ancak yinelenmeleriyle olasidir. Bazi törenlerin siki kurallara baglanmasi, güvenlik önlemlerinin bitmek tükenmek bilmeyen yinelenmeleri hep bunun içindir.
Görsel yönetim yalin bir organizasyon kurulabilmesi için kullanilabilecek en etkili yollardan biridir. Görsel yönetim isletmelerin en az hata ile en yüksek performansi göstermelerini saglayan en etkin yollardan biridir. Görsel yönetimin amaci olabildigince tüm bilgiyi görsel ve isitsel yöntemlerle sunmaktir. Bu bilgiler ayni zamanda herkesin anlayabilecegi kadar basit ve açik, herkes tarafindan bilinen ve denetlenmesi kolay bilgiler olmalidir. Son derece karmasik prosedürlerin olabildigince basite indirgendigi, gerekirse komplike bilgisayar sistemlerine bile gereksinme duyulmadigi böylesine bir sistemin getirileri oldukça yüksek olacaktir.
Görsel yönetimi sadece yönetim olarak düsünmemek gerekir. Yönetimin en önemli fonksiyonlarindan biri de denetimdir. Görsel yönetim ayni zamanda kolay bir denetim olanagi saglamasi açisindan yönetim maliyetlerinizi büyük ölçüde etkileyecektir.
Görsel yönetim bir taraftan özellikle yönetimsel maliyetleri oldukça etkilemesi, diger taraftan da katilimci denetimi saglayarak, denetim yetkisini herkese yaymasi açisindan Japonlar, Amerikalilar ve Avrupalilar tarafindan oldukça etkin olarak kullanilmaktadir.
Peki nedir görsel yönetim ve denetim ?
· Düzensizlikleri en basit yöntemlerle herkese göstererek aninda çözüme gidilmesini saglayan bir sistemdir.
· Isletme sistem ve kurallarinizi herkesin anlayacagi ve uygulayabilecegi bir sekilde sunan bir sistemdir.
· Kalite sistem ve kurallariniz herkese anlasilmasi en kolay yolla sunan sistemdir.
· Bilgiyi en basit yolla ve en hizli bir sekilde herkese ulastiran bir sistemdir.
· Kurallari ve politikalari en basit ve en kolay yolla herkese ulastiran bir sistemdir.
· Çalisanlara en hizli bildirim ve geri bildirimde bulunan sistemdir.
Görsel yönetim ve denetimin yararlarini ise söyle siralamak olasi :
· Problemlerin çözümünde oldukça etkindir.
· Maliyetlerin denetiminde oldukça etkin bir araçtir.
· Israfi önlemede üstüne yoktur.
· Stoklari azaltir.
· Üretim ve teslimat zamanlarinda avantaj saglar.
· Güvenli bir çalisma ortami saglar.
· Rekabet gücünün artmasina yardimci olur.
Simdi görsel yönetime dayali bir çalisma ortaminin hangi teknikler yardimiyla kurulabilecegine birlikte göz atalim.
· ISARETLER
Günlük yasantimizi söyle bir gözümüzün önünden geçirecek olursak, aslinda görsel yöntemlere pek de yabanci olmadigimizi görürüz. Asagidaki isaretler bize neyi, ne zaman ve nerede yapabilecegimizi veya yapamayacagimizi, yoruma meydan birakmadan anlatmakta veya bilgilendirmektedir. Bu isaretleri gördügümüzde, ne sekilde hareket edecegimizi bilir, ona göre davraniriz.
Örnegin her aksam televizyonlarimizda izledigimiz hava durumu programinda sunucuyu duymasak bile görecegimiz bir semsiye bize yarinki hava durumu hakkinda bilgi vermektedir.
Bazi isaretler de uyaricidir. Bizi tehlike ya da riskler karsi önlem almamiz için uyarir. Bir isareti gördügümüzde ortamin yarattigi gürültünün kulak sagligimiz için zararli olacagini ve korunmak için de kulaklik takmamiz gerektigini anlariz. Yollardaki trafik isaretleri ile yol çizgileri de bize yol gösterici basit, herkes tarafindan anlasilabilir birer görsel yönetim araçlaridir. Bir trafik isaretindeki kayan araç bize daha dikkatli olmamiz için uyarida bulunmakta ve karsilasabilecegimiz riskler hakkinda bilgi vermektedir.
Bir kapinin üzerine konulacak " itiniz " isareti ya da herhangi bir yerdeki "geçilmez" isareti herkes için anlasilabilir ve görülebilir bir talimat olacak, kuralin uygulanmasini ve takibini oldukça kolaylastiracaktir. Artik o kapidan neden geçilmemesi gerektigi ve bununla ilgili bir çok konuda sayfalar dolusu prosedürler yazmaniza gerek kalmayacaktir.
Tabii isaretler sadece uyarici bilgilendirici olmayabilir. Bazen de yasaklayici olabilir. Bu tür isaretleri gördügümüzde bir yasaklama oldugunu ve bu kurala uymamiz gerektigini anlariz. ( Sigara Içilmez isareti gibi )
· RENKLER VE ISIKLAR
Isaretlerin yaninda renkler de birer görsel yönetim araci olarak kullanilmaktadir. Trafik isiklarini hatirlarsak, yesil renk GEÇ anlaminda oldugu gibi, ayni zamanda baska islerde de olumlu mesaj vermekte kullanilir. Örnegin kalite departmani tarafindan kabul edilmis malzemelere yesil etiket konur. Yesil, bir yol veya geçidin kullanima açik oldugunu da gösterir.
Sari ikaz edicidir. Turuncunun da kullanildigi, tehlike olusmadan önceki ikaz edici durumlar için bu renkler bize gerekli mesaji verir. Dikkat çekicidir ancak genellikle yasaklayici degil, caydirici ve animsaticidir. Araçlarda sari isaretler, isiklar uyaricidir. Kirmizi olumsuz, tehlikeli veya tehlike yaratabilecek durumlarda ikaz amaciyla kullanilir. Yangin tehlikesi ve ekipmanlari için kirmizi tercih edilir. Reddedilen malzemeye kirmizi etiket konur. Yasaklar kirmizi ile vurgulanir.
· SESLER
Isletmelerde ses kullanimi ile saglanacak bilgilendirme ve kontrol gene renklerde oldugu gibi uyarici ve tehlike bildirici sekilde düzenlenmektedir. Uyari amaçli sesler genellikle yumusak ve melodi seklinde seçilmekte ve çesitli durumlara karsi ilgilileri uyarmaktadir. Örnegin hava alanlarindaki anons öncesi sesleri hatirlayalim. Melodik özelligi de olan bu sesler sizi tedirgin etmekten çok, dikkatlerinizi çekmeye yöneliktir.
Sirenler ya da tehlike bildirici sesler ise genellikle kulak tirmalayici seslerden seçilir. Polis ve itfaiye sirenlerinin sesleri ya da bir cankurtaranin sireni size bir tehlikenin oldugunu belirtir. Yangin esnasinda binanin bosaltilmasi için kullanilacak sesler de kulak tirmalayici ve insanlari rahatsiz edici özellige sahip seslerden seçilir.
Sesler kalite kontrol amaciyla da kullanilabilir. Örnegin, iki parçanin tam olarak birbirine oturup oturmadigini anlayabilmek için, islemden sonra "çit" sesinin duyulmasi gerektigi çalisanlara ögretilebilir. Bu yolla self kontrol saglanacagi gibi, daha sonraki kalite kontrol islemleri de en aza indirgenmis olur.
· PANOLAR
Görsel yönetimin vazgeçilmez unsuru basit ve herkes tarafindan anlasilir olmasiydi. Çalisanlarin kendi birimlerinde yaptiklari islere iliskin bilgiler, bu yolla herkesin görüsüne sunulur. Bir pano veya duvarlar üzerine yapistirilan üretim raporlari herkesi bilgi sahibi kilar. O birimin üretim durumunu merak eden yönetici üretim sahasina gidip bilgi panosuna bakmak suretiyle durum hakkinda bilgi sahibi olur.
Benzer raporlamalar, is biriminin kalite, devamsizlik, is kazalari ve prodüktivitesi ile de ilgili olabilir. Her üretim hattinin basindaki kalite panosu çalisanlarla birlikte yöneticilere de gerekli mesaji verecektir.
5-S yöntemi Japonca 5 kelimenin bas harflerinden olusan bir yöntem. Biri olmadan digerinin basari ile uygulanmasi da olasi degil. Yani asagidaki sekilde oldugu gibi tüm parçalar yerine oturmadan görsel denetimin saglikli bir sekilde uygulanmasindan söz edilemez.
5-S Japonca 5 kelimenin bas harflerini simgelemektedir demistik. Tam Japonca anlamlarini yansitmak olasi degilse de genel kullanimdaki anlamlari ile söyle tanimlayabiliriz :
SEIRI
:
Sadece gerekli olan
SEITON
:
Her seye bir yer ve her sey yerli yerinde
SEISO
:
Temizlik
SEIKETSU
:
Temiz alet ve ekipmanlar ( standartlastirma)
SHITSUKE
:
Kurallara uymayi aliskanlik haline getirmek, öz disiplin
· SADECE GEREKLI OLAN (SEIRI)
Isletme için gereksinmeniz olmayan her türlü malzemeden kurtulmak, size düzenli bir ortam kazandiracak, denetim görevlerinizi daha kolay yerine getirmenize katkida bulunacaktir. Böyle bir ortamda sorunlar çok daha kolay gözlemlenebilecektir. Görsel denetimin amaci da bu degil mi zaten ?
Genellikle tüm bu çalismalar isletme ortamina yogunlastirilir. Ancak ofisler de bu tür çalismalarin yapilabilecegi zengin alanlardandir. Bunun için en önemli konu, önce kendi gereksinmelerinizi yeniden bir gözden geçirmeniz ve ilk adimi sizin atmanizdir. Isletmenizi gezerken malzemelerinize ve etrafiniza söyle bir göz atin.
· Malzemeleriniz düzenli bir sekilde yerlestirilmis mi ?
· Hangi malzemenin nerede oldugunu biliyor musunuz ?
· Elinizde hangi malzemeden ne kadar var, emin misiniz ?
· Sahip oldugunuz malzeme gerçekten ihtiyaciniz olan mi ?
· Malzemenin miktari ihtiyaciniz kadar mi ?
Tüm bu sorulara kesin yanitlar verebiliyorsaniz sorun yok demektir. Ancak küçük bir beklemeden sonra yanitliyorsaniz,( ya da, Eee, seyyy, yani... gibi anlamsiz sözler kullaniyorsaniz) bir seyler yapilmasi gerekmektedir.
· HER SEYE BIR YER VE HER SEY YERLI YERINDE (SEITON)
Isletmelerde disiplinin saglanmasi açisindan çok önemli bir uygulamadir. Her seye bir yer ve hersey yerli yerinde derken sadece ambardaki malzemelerden degil fakat isletme içinde kullandigimiz her türlü malzemeden söz ediyoruz. Ofis ve kirtasiye malzemelerini de bu konunun içinde degerlendirmemiz gerekir.
Mutfak çekmecelerinde kullandigimiz ve içine kasik, çatal, biçak vs. koydugumuz plastik “kasiklik” evlerimizdeki SEITON’a çok güzel bir örnektir. Degisik boylardaki kasiklar için degisik yuvalar hazirlanmistir ve sizi bir çorba kasigini sadece kendi yerine koymaniz için yönlendirerek, düzenli kalmanizi saglar.
Yada kaset ve CD’leriniz ya da kitaplariniz için yaptiginiz düzenlemeyi hatirlayiniz. Kütüphanenizdeki raflari ya yazarlarina yada konularina göre siniflandirdiginiz kitaplariniz için ayirdiginizda aradiginiz bir kitabi rahatlikla bulacak ve bilgiye en kisa yoldan ulasabileceksiniz demektir.
Isletmenizde gereksinmeniz olan malzemeleri belirledikten sonra yapilacak tek sey, bunlarin bulunmasi gereken yerleri de belirlemektir.
· TEMIZ ALET VE EKIPMANLAR (SEIKETSU) (STANDARTLASTIRMA)
Bu konu genel olarak isletme içerisinde kullanilan alet ve ekipmanlarin sürekli olarak temiz ve bakimli olabilmelerini saglayabilmek amaciyla belirli bir standardizasyona gidilmesine yöneliktir.
Bu çalisma sadece makine ve ekipmanlarin temizlenmesi ve bakiminin yapilmasi seklinde algilanmamalidir. Amaç, temiz kalmalarini ve her zaman bakimli olmalarini saglamaktir. Bu yüzden hem kirlenmelerini hem de çevreyi kirletmelerini önleyecek önlemlerin alinmasi ve bu amaçla sürekli gelisim çalismalari yapilmalidir.
· TEMIZLIK (SEISO)
Insan dogasi ve çalisma kosullari geregi, önce temizlik. Peki ne zaman, nasil, kiminle temizlik, ya da niçin temizlik.
Temizlik, çünkü düzensizlikler ancak temiz ve düzenli bir ortamda görülebilir. Temizlik isletmenin her yerinde ve ofislerdeki temizlik olarak tanimlanmali kisisel esyalarin ve çalisma ortaminin temizligi ise mutlaka bu tanimin içerisinde yer almalidir.
Tüm bu konudaki çalismalarin hedefi, temizlemek degil fakat kirlenmeyi önlemek olmalidir. Yani temiz tutmak.
Kimin nereyi, ne zaman ve nasil temizleyecegi önceden belirlenmeli ve bu alanlara konulacak görsel denetim çizelgeleri ile sik sik denetlenmelidir. Sadece bu tanimlama ile degil ayni zamanda isin yani temizligin ne sekilde ve ne ile yapilacaginin da belirlenmesi gerekmektedir.
Temizlik için gerekli malzemenin olmasi gerektigi kadar ve olmasi gerektigi yerde bulundurulmasi da oldukça önemlidir. En azindan gerekli malzemenin bulunmamasi, temizligin yapilmamasina mazeret olmamalidir.
Temizligin nasil yapilmasi gerektigi de gerek egitimlerle gerekse açiklayici ve görsel yöntemlerle tüm çalisanlara duyurulmalidir.
· KURALLARA UYMANIN ALISKANLIK HALINE GETIRILMESI VE DENETIM (SHITSUKE)
Unutmamali ki Kurallar konulmali, kurallar ögretilmeli ve kurallar denetlenmelidir. Görsel denetim yöntemlerinin de yardimiyla bu denetimler tüm yöneticiler tarafindan sik sik yapilirsa kurallar uyma bir aliskanlik haline getirilebilir.
Sürekli denetim, kurallarin aliskanlik haline getirilmesinin en önemli adimlarindan biridir. Ancak bu denetimin tüm çalisanlarin katilimi ile yapilmasi esastir.
5-S Kuralların Kuralı
Normal
