K@İZeN

ÖNERI SISTEMLERININ ÇESITLI TANIMLARI

“Öneri sistemi, çalisanlarin iyi fikirlerini ortaya çikaran, degerlendiren ve uygulayan bir sistemdir.”

“Öneri sistemi çalisanlarin yaratici düsüncelerini toplayan ve sirketin gelecegini saglayan bir sistemdir.”

“Öneri sistemi isletme sistemlerini gelistiren bir yönetim aracidir.”

“Öneri sistemi çalisanlarin sadece bedensel gücünü degil, düsünsel gücünü de aktive eden bir sistemdir.”

“Öneri sistemi sürekli gelisimin en etkin ve en ucuz yoludur.”

NIÇIN ÖNERI SISTEMI ?

Her ne kadar toplam kalite felsefesi isletme içindeki tüm kaynaklarin en etkin bir sekilde kullanimini hedeflemekte ve bu kaynaklardan en önemlisi olarak insan kaynagini görmekteyse de, öneri sistemi bu anlayistan çok daha önce ve is yasaminin gereklerinden ortaya çikmistir. Önceleri çalisanlarin sadece mideleri oldugu ve karni doyan çalisanin isini yapacagi, bunun da yeterli oldugu düsünülürdü. Ancak rekabet ortami bu görüsün yeterli olmadigini, karni doyan çalisanlarin farkli kuruluslarda farkli miktarlarda ürettiklerini gösterdi. Bunun bir nedeni olmaliydi. Ayni enerji, ayni hammadde ve ayni makinalarla çalisan kuruluslar arasindaki bu üretim ve kalite farkliligi anlasilir gibi degildi. Sonralari çalisanlarin kalplerinin de oldugu farkedildi. Sadece karninin doymasi ile yeterli isi çikaramayan çalisanlarin kalplerine de seslenilmesi gerekliligi farkedildi. Motivasyonel uygulamalarin baslamasi da iste böyle oldu. Ancak bu da yetmedi. Zaman içinde görüldü ki yöneticiler islerin yogunlugu içinde isin detaylarina kadar inme sansina sahip degiller ve islerin gelisimine katkida bulunamiyorlar. Peki, bu isleri o isi yapan kisiler gelistiremez miydi acaba ?

Isletmemizin rekabet gücünü dogrudan etkileyen kalemlere bir göz attigimizda gördüklerimiz sunlar : Bilgi sistemlerimiz, makinelerimiz, malzemelerimiz, paramiz, metotlarimiz ve çalisanlarimiz. Yani literatürde 6M olarak anilan etkenler. Bunlarin hepsinin arkasinda da gene insanlar var. O halde biz bir isi gelistirmek ya da bir sorunu çözmek istiyorsak, yapacagimiz tek sey, o isi en iyi bildigine inandigimiz, o isi yapan kisiye sormak olacaktir.

Sony’nin kurucusu Akio MORITA ne kadar da güzel özetlemis :

“ Bir isin yapisini o isi yapandan daha iyi kim taniyabilir ki ?”

“Ne kadar basarili, iyi, zeki ve usta olursaniz olun, isinizin gelecegi çalistirdiginiz insanlarin elindedir.”

O halde, gerek bir isin nasil daha iyi yapilabilecegini, gerekse de bir sorunun nasil çözülebilecegini ögrenmenin en iyi yollarindan biri çalisanlarin görüslerine deger veren bir sistemin yani bir öneri degerlendirme sisteminin kurulmasidir.

Kurulacak bir öneri sisteminin saglayacagi yararlari söyle özetleyebiliriz :

Ürün ve hizmet kalitesinde iyilesme

Maliyetlerin düsmesi

Rekabet gücünün artmasi

Çalisanlarin katilimi

Ortak gelecegi paylasma bilinci

Görüslerine deger verilen çalisanlar

Motivasyon ve verimlilik artisi

Bir ailenin bireyi olma bilinci

Sürekli gelisimin bir yasam biçimi haline gelmesi

Öneri sistemlerinin en büyük özelliklerinden biri de size özel olmasi gerektigidir. Bir baska sirket ya da kültür için olusturulmus bir öneri sisteminin size uygun olamayacagini kabul etmek gerekir. Anlayisi farkli, kültürü farkli, insanlari farkli ise öneri sistemi de farkli olmalidir. Yani tamamen size özel olmalidir. Bu nedenle de ilke kararlari sirket politikalari dogrultusunda sirket yöneticileri tarafindan çizilmeli fakat tüm uygulama detaylari çalisanlar tarafindan belirlenmelidir.

Öneri sisteminin birinci adimi olan ilkelerin belirlenmesi adimi, iste bu nedenle, yöneticilerin atmasi gereken bir adim olarak karsimiza çikmaktadir.

Diger adimlarda ise görüsümüz, çalisanlarin görüslerini degerlendirmeye dönük bir sistemin çalisma esaslari belirlenirken de çalisanlarin görüslerinin alinmasidir. Sistemi kullanacak, yürütecek ve gelistirecek olanlar acaba bu konuda ne düsünmektedirler ?

Isin bir baska boyutu da sudur : Insanlar kendi olusturduklari ve emek verdikleri bir seyi daha çok sahiplenmektedirler.

Diger taraftan da yönetimin görevlendirecegi bir kaç yüksek ögrenimli çalisanin kendi bakis açilari ve egitimleri dogrultusunda ve kendi anlayabildikleri dilde olusturduklari bir uygulamanin çalisanlarca yeteri kadar anlasilamadigi ve isletmenin gerçeklerinden uzak oldugudur. Böylesi bir uygulamada alinan kararlarin çalisanlarca kabul görmedigi sikça karsilasilan hatalardan biridir.

__________________

K@İZeN

1. ADIM / ILKELERIN BELIRLENMESI

· KATILIMCILAR

Katilimcilarin belirlenmesi yönetimin alacagi stratejik kararlardan biridir. Bu sistem içinde kimler öneri verebilmeli ve gerekiyorsa ödüllendirilmelidir ? Yöneticiler de sisteme dahil edilmeli midir yoksa öneri vermenin görevlerinin bir parçasi oldugu mu düsünülmelidir ? Isini gelistirmek için belirli bir egitim görmesini beklediginiz ve bu nedenle ise aldiginiz bir elemanin isini gelistirmek için verdigi öneri de bu sistem içinde degerlendirilmeli midir ?

ÖNERILERIN SINIFLANDIRILMASI

Katilimcilarinizi belirledikten sonra gelen önerilerin neye göre siniflandirilacagini da belirlemek gereklidir. Genellikle insanlarin yaraticiliklarini sinirlamaktan kaçinacagimizi ve her konuda öneriler yapilabilecegini de düsünürsek, bu önerileri nasil degerlendirecegimizi de düsünmemiz gereklidir. Önerilerin degerlendirilmesi ve ödüllendirilmesinde objektif kriterlerle hareket ederek adil davranabilmek çok önemlidir. Tüm çalisanlar önerilerinin neye göre ve nasil degerlendirilecegini bilmelidirler. Önerilerin siniflandirilmasi yapilirken asiriya kaçmamali, takip edilemeyecek kadar çok siniflandirmadan kaçinilmalidir. Siniflama basit olmali ve herkes tarafindan da anlasilabilmelidir.


· ÖDÜLLENDIRMENIN KRITERLERI

Ödüllendirmenin nasil yapilacagi gene yönetim tarafindan belirlenmesi gereken önemli konulardan biridir. Ödüllendirme para ile mi yapilacaktir yoksa bu tür ödüllendirmeden kesinlikle kaçinilmasi mi gerekmektedir ?

Bazi çalisanlarin parasal ödüllendirmeden daha çok etkilenecegi savunulurken bazilari da parasal ödüllendirmenin en son çare olarak düsünülmesi gerektigini savunmaktadir. Her iki uygulama da yaygin olarak kullanilmaktadir. Ancak her ikisinde de ödülün çok iyi belirlenmesi gerekmektedir. Küçük ödüllerin itici rol oynayamadigini dikkate almak gerekmektedir. Ayni sekilde çok büyük ödüllerin de çalisanlar arasindaki birlikteligi, paylasimi ve ekip çalismasini zedeledigini unutmamak gerekir. Gene de en önemli nokta baskalarinin bu konuda nasil davrandigindan çok, sizin çalisanlarinizi neyin daha çok motive edeceginin belirlenmesi önemlidir. Danismanlik yaptigim zamanlarda karsilastigim ilginç olaylar vardi. Ödül olarak bir TV koydugunuz zaman çalisanlar birbirleriyle dayanisma içerisine girerek tam bir ekip ruhu ile o TV’yi kazanmaya çalisiyorlardi. Ancak bir baska isletmede ise, ayni TV yerine, karsiligi olan parasal ödül çalisanlarin birbirleri ile çatismalarina neden olmustu. Kisisel görüsüm de parasal ödüllendirmeden son ana kadar kaçinilmasi onun yerine kisilerin kendi ihtiyaçlari dogrultusunda ödülleri bir esya olarak belirlemesidir.

· ÖDÜLLENDIRMENIN ZAMANLAMASI

Peki, yönetimin belirlemis oldugu ödüllendirme ne zaman yapilmalidir ? Hemen mi, bir degerlendirme isleminden sonra mi, yoksa uygulamanin sonuçlari görüldükten sonra mi ?

· ÖNERI LIDERININ BELIRLENMESI

Öneri lideri, sistemin olusumu, uygulamasi, takibi ve gelisimi için herkesten biraz daha fazla zaman ayirmasi gereken kisidir. Biraz sonra inceleyecegimiz uygulama grubunun yönlendirilmesi, sistem kurulusunun koordine edilmesi, bu konu ile ilgili dokümanlarin hazirlanmasi, dagitilmasi, toplanmasi ve gelistirilmesi için zaman ayiracak, karsilasilan sorunlarla ilgili iyilestirme çalismalari yapacak ya da yapilmasi için gerekli kisileri uyaracak kisidir.

Isletmeyi taniyan, insanlarla iliskileri iyi, koordinasyon becerisi olan ve en önemlisi bu ise zaman ayirabilecek, yönetici düzeyinde olmayan herkes bu görevi yapabilir.

Bu görev, özelligi geregince, kisiye isletmeye çok genis bir bakis açisi kazandiracagindan çok iyi bir egitim firsati olarak da degerlendirilebilir. Bu görevi alan ve bir yil yürüten bir kisinin edinecegi deneyim bir baska görevi sürdürenden en az 5 kat daha fazla olacaktir. Bu nedenle bu görevin bu amaçla kullanilmasi ve bir yildan daha fazla sürdürülmemesi yararli olacaktir.

2. ADIM / GRUBUN OLUSUMU VE EGITIM

Çalisanlarin düsüncelerine deger veren ve onlari uygulamaya geçirmeyi hedefleyen bir sistem hakkinda çalisanlar ne düsünüyorlar acaba? Bu sistemin hedef kitlesi kim ? Kimden ne yapmasini bekliyoruz ? Böylesine bir sistemin çalisanlar tarafindan kurulmasindan daha dogal ne olabilir ki ? O halde çalisanlari temsil edecegine inanilan bir grubun olusturulmasi, sistemin amaçlarinin anlatilmasi ve bu sistemin çalisanlarin arzusu dogrultusunda kurulmasi gerekmektedir.


3. ADIM / SISTEMIN KURULUSU

Ikinci adimda olusturulan grup üyeleri, isletmedeki diger çalisanlarla 2-3 hafta boyunca tartistiklari konulari derleyerek, ilk toplantilarinda asagidaki konularin üzerinde çalisirlar.

· KURALLARIN BELIRLENMESI

Sistemin kurallari ne olmalidir? Hangi tür öneriler kabul edilmeli, hangileri kabul edilmemelidir ? Rutin tamir ve bakim isleri ile ilgili bir öneri, öneri olarak kabul edilebilir mi? Zaten sirketin proje olarak ele aldigi bir konuda gelen bir öneri nasil degerlendirilmelidir? Yasalara aykiri bir öneri karsisinda ne yapilacaktir ?


· DEGERLENDIRME

Degerlendirme çalisanin gözünde yönetimin adil davranip davranmadiginin göstergelerinden biridir. Önerileri kimlerin ve neye göre degerlendirileceginin bilinmesi çalisanlar açisindan çok önemlidir. O halde sistem kurulusunda bu noktanin güven saglayici özelliginin saglanmasi gerekmektedir. Ancak burada gecikmelere neden olabilecek bürokratik uygulamalardan kaçinmak ve çalisanlara güvenin gösterildigi bir sistemin vurgulanmasi önem tasimaktadir.

· ÖDÜLLENDIRME

Sirket yönetimi tarafindan belirlenen ödüllendirme yöntemine göre ödüllerin seçimi ve teslimi belirlenmeli ve tüm çalisanlara duyurulmalidir. Herkes kimin ne zaman ve ne ödül aldigini bilmelidir. Bu ayni zamanda baskalari için de son derece olumlu ve motive edici rol oynayan bir uygulamadir.



ALINTI:kaizen.gen.tr

__________________

ceylannur

__________________



ölümle nişanlıysak neden çeyiz hazırlamıyoruz