Bu Foruma yaptığınız ilk ziyaretiniz ise, Lütfen öncelikle Yardım kriterlerini okuyunuz.
Forumumuzda bilgi alışverişinde bulunabilmeniz için öncelikle Kayıt olmalısınız. Üye olmayanlar Forumumuzdan hiçbir şekilde aktivite uygulayamaz, Mesaj yazamaz, Konu açamaz, Eklenti indiremez. Forumumuzu tam anlamıyla kullanmak için Üye olabilirsiniz..
Çagdas yasam, yasam tempomuzu öylesine etkiledi ki, çevremizde zamansizliktan yada bir seylere yetisememekten sikayet etmeyen kimse yok gibi. Bu sizlamalarin nedeni ise hemen herkes için belli : “ Zamani yeterinCe etkin kullanamamak ve onun esiri olmak ”. Halbuki yasam bizim ve ona deger katacak zamani yönetecek olan da bizleriz.
Ayni sorunlarla yillar önce savasmaya baslamis biri olarak bu deneyimlerimi sizlerle paylasabilmek amaciyla bu küçük çalismayi yapmaya karar verdim. Bu çalismada yillarca okudugum, yazdigim, çesitli seminerlerde ve söylesilerde paylastigim bilgilerin disinda, daha da önemlisi, bu anlattiklarini gerçekten bir yasam biçimi haline getirmis birinin görüslerini okuyacaksiniz. Sonuç olarak, zaman yönetimi bir yasam biçimidir. Bir SEÇIM’dir. Neyi ne zaman seçeceginize ise sizler karar vereceksiniz. Çünkü bu yasam sizin.
Etkin bir zaman yönetimi için öncelikle zaman kavrami üzerinde biraz durmak gerekir. Her sabah ZAMAN hesabiniza 86.400 saniye yatiran bir banka düsünün.Siz de gün boyu bu banka hesabiniza yatirilan saniyeleri kullanarak yasaminizi sürdürüyorsunuz. Bir seyler yapsak da, yapmasak da, bu zamani harciyoruz ve gün bitiminde hesabimiz sifirlaniyor. Yarin yeni bir hesap ve yeniden ayni miktar “ zaman “ size sunulacak. Nasil kullandiginiz ise tamamen size bagli.
ZAMAN, yerine konmasi, geri dönüsü, yenilenmesi, depolanmasi, satin alinmasi mümkün olamayan bir kaynaktir. Baskalarina devredilmesi de olasi degildir. Yapacagimiz her is için zamana gereksinme duyariz ve zaman PAHALIDIR. Dilimize yerlesmis ata sözlerimiz de bunu vurgular : “Vakit Nakittir”
Zaman göreceli bir kavramdir. Kimine göre hizlidir, akar gider; kimine göre ise bir türlü geçmek bilmez. “ Zaman her seyin ilacidir “ derken zamana karsi biraz kayitsiz kalmayi öneririz. Halbuki yukarida da sözünü ettigimiz “ vakit nakittir “ sözü bir ani bile bos geçirmememiz gerektigini anlatir bize. Sevgilinin yaninda elele geçirilen bir dakika ile suyun altinda ve nefessiz geçirilen bir dakika ayni midir ? Teorik olarak evet, ama bir de insanlarin o zaman dilimi içerisinde yasadiklari var. Belki de zamanin degerini, onu kullanan kisinin ona verdigi degerle, o zaman dilimi içerisinde kendine kattigi degerle, yada kaybettikleriyle / kaybettirdikleriyle ölçmek gerek. Zamani harcamak yasami harcamaktir.
Derler ki, bir seneyi en iyi degerlendirecek kisi, sinifta kalan ögrencidir. Bir ay ise 8 ayda dogum yapan kadin için çok sey ifade eder. Bir haftanin degerini en çok anlayacak kisi herhalde haftalik dergi çikaran bir editör, bir dakikayi ise az önce treni kaçira sormak gerek. Ya bir saniyenin degerini kaza yapan sürücüden daha iyi anlatabilecek kisi var midir acaba ? Hele hele bir salise size bir sey ifade etmese bile, olimpiyatlarda gümüs madalya alan bir kosucu için çok sey ifade eder.
Asagidaki su sözleri animsiyor musunuz ? Kim bilir kaç kisiden ( belki de kendinizden ) duymussunuzdur bu yakinmalari.
* Zamanim yok ki …
* Hiçbir seye yetisemiyorum.
* Elimde yapacak dünya kadar is var.
* Is, is, is… hep is, ya ailem ?
* Kendime ayiracak zamanim yok
* Çocuklarimla yeterince ilgilenemiyorum.
* Hayat zaten bir kosusturmaca
* Eve döndügümde kendimi tükenmis hissediyorum.
* En iyisi her seyi birakip Bodrum’a yerlesmek
GEÇMIS ZAMAN OLUR KI…
Evet, “ geçmis zaman olur ki, hayali cihan deger “ derler. Simdi önünüze bir bos kagit aliniz ve üç sütuna bölünüz. Bastaki sütuna bundan 5 yil önce
Kaç yasindaydiniz ? Kaç kiloydunuz ? Evli miydiniz ? Çoluk çocuk ? Saçlar ? Arabaniz var miydi ? Ya eviniz ? Hangi pozisyondaydiniz ?
Ne basari sagladiniz ?
Bunlari yaziniz ve “ Hey gidi günler heeeey “ diyerek yazdiklarinizi söyle bir dikkatlice gözden geçiriniz.
Sonra da ikinci sütuna BUGÜN nerede oldugunuzu, ne oldugunuzu yaziniz ve 5 yil öncesi ile karsilastiriniz. “ Neredeeeeen nereye “ degil mi ? Hayatinizda küçüklü büyüklü ne çok degisiklikler olmus degil mi ? Dilerim kötü degisimler olmamistir ama iyi degisimleri söyle bir gözden geçirdiginizde, bunlari elde etmek için neleri feda ettiginizi de düsünebiliyor musunuz ? Herhalde kolay olmamistir. Ama her seye ragmen bugün buradasiniz ve sizi kutluyoruz.
YARINLAR BIZIM….( mi acaba ? )
Simdi de sayfanin son sütununa bundan 5 yil sonra olmak, ulasmak istediklerinizi yaziniz ve BUGÜN ile kiyaslayiniz. Isyerinde yada özel yasaminizda ulasmaya çalistiginiz hedeflerinizi yaziniz. Eminim çok daha fazla yada çok daha iyi seyler istiyorsunuzdur. Bundan daha dogal ne olabilir ki ? Tüm bu isteklerinize, hedeflerinize ulasmanizi cani gönülden dilerim. Ancak bugünlere çabasiz gelmediginize göre, yarinlara da çabasiz gidemeyeceginizi biliyorsunuz degil mi ?
* Hiçbir zafere çiçekli yollardan gidilmez ( La Fontaine )
* Hiç kimse basari merdivenlerini elleri cebinde tirmanmamistir. ( Bazen tirnaklari bile kullanmak gerekir )
* Rüyalari gerçeklestirmenin en kestirme yolu, uyanmaktir. ( Sadece uyanmak degil, uyanip bir seyler yapmaktir )
* Nereye gittiginizi bilmiyorsaniz, ne yaptiginizin da bir önemi yoktur.
* Hedefi olmayan bir gemiye hiçbir rüzgar yardim edemez. ( Montaigne )
Eger bu bedeli ödemeye hazirsaniz beni okumaya devam ediniz. Yok, ben hayatimdan memnunum diyorsaniz sizin zaman yönetimine de ihtiyaciniz yok demektir. Okumayi birakabilirsiniz. ( Hiçbir seye zaman bulamadiginizla ilgili sizlanmaya da son vermek kosuluyla )
ZAMAN YÖNETIMININ ÖNÜNDEKI EN BÜYÜK ENGEL, ÖNCELIKLERI BELIRLEYEMEMEKTIR !!!
Stephan R. COVEY, Dünyadaki ünlü liderlerin davranis biçimlerini ve aliskanliklarini inceleyerek vardigi sonuçlari derledigi “ Etkili Insanlarin 7 aliskanligi “ kitabinda da bunu vurgulayarak, “ Öncelikli isleri öne al “ tavsiyesinde bulunmaktadir.
Islerimizi yaparken önem derecesine yada aciliyetine göre degil, genellikle yukarida saydigimiz siraya göre karar verir ve uygulariz. Halbuki bizim hayatimizda da önceliklerimiz var. Ailemiz, dostlarimiz, otomobilimiz, kitaplarimiz, isimiz vb. Herkesin öncelikleri farkli olabilir. Onu yasama baglayan, yasamina anlam katan seylerden söz ediyoruz tabii.
Bazi isler ise, hazirlanma, planlama için gereklidir. 1 saatlik bir planlama sizi saatler sürecek bir düzensizlikten kurtarabilir. Zamanimizin önemli bir bölümünü buraya ayirmaliyiz. Buradaki hazirlanma, planlama, iliski kurma ve kendimizi yenileme çalismalari, bizi hedeflerimize götürecek olan çalismalardir ve öncelikleri vardir. Peter SENGE, 5. Disiplin adli kitabinda, “ Yöneticilerin düsünmek için zaman ayirmalarinin” öneminden söz eder.
Gene bazi islerimiz vardir ki ancak ikinci bölümden arta kalan zamanlarda, yapilmasinda yarar olan telefon görüsmeleri, ziyaretler ve ziyaretçilerdir. Bazi raporlarin yada yazilarin okunmasi, mesajlara bakilmasi gibi isler olabilir. Bu isleri, örnegin randevusuna geç gelen birini beklerken, 2 toplanti arasinda, bekleme salonlarinda, yolculuklarda yapabiliriz. Hele bazi seyler de vardir ki, yapilmasa da olur. Her seye ragmen, yapacak baska bir sey bulamadiginizda yapabileceginiz türde, yada bir öncekinde oldugu gibi, yolculuklarda ve bekleme sürelerinde yapabileceginiz seylerdir.
Her bölümde basligin yaninda ve parantez içerisindeki sayilari merak ettiniz mi ? Bu sayilar, Dünyanin en büyük bes yüz sirketinin en tepesindeki insanlarin ne tür islere ne kadar zaman ayirdiklarini, önceliklerini neye göre belirlediklerini göstermektedir. Yani bu insanlar zamanlarinin % 22’sini acil ve önemli islere, % 70’ini ise önemli ve acil olmayan, planlama, hazirlanma vb. islere ayirmaktadirlar.
Amerikan Northwest Üniversitesi Kellog Business School’da geçtigi öne sürülen ve internet’te dolasan bir öykü var :
Profesör, her biri kendi konusunda uzman ve seçkin ögrencilerden olusan master sinifina girerek : “ Bugün zaman yönetimi konusunda bir deney ve sinav yapacagiz arkadaslar “ diyerek baslar dersine. Kürsünün altindan büyükçe bir cam kavanoz çikararak, gene kürsünün altindan çikardigi yumruk büyüklügündeki taslari içine koyar. Daha fazla tas alamayacagini anlayinca döner ve sinifa sorar : “ Bu kavanoz doldu mu ? “ Ögrenciler hep bir agizdan yanitlarlar : “ Evet, doldu “
Bunun üzerine profesör kürsünün altindan bir miktar micir çikararak kavanoza dökmeye baslar. Küçük taslar, büyüklerin arasina yerlesmeye baslar. Profesör yeniden sorar : “ Bu kavanoz doldu mu ? “. Ögrenciler bu sefer akillanmislardir : “ Hayir, dolmadi “
Profesör bu sefer kürsünün altindan çikardigi kum torbasini kavanozun içine bosaltmaya baslar. Küçücük kum taneleri bosluklari doldurmaya baslar ve profesör yeniden sorar : “ Doldu mu ? “ Ögrenciler artik kavanozun doldugundan emin bir sekilde yanitlarlar : “ Evet, doldu “
Bunun üzerine profesör yüzünde alayci bir gülme ile kürsünün altindan bir sürahi su çikarir ve kavanoza bosaltmaya baslar.
Yeniden ögrencilere dönerek sorar : “ Bu deneyden aldigimiz ders nedir ? “ Ögrencilerden biri : “ ne kadar dolu görünürsek görünelim, her zaman önemli seyler için ayiracak bir zaman bulabiliriz.” der. Profesör “ hayir “ diye yanitlar ve devam eder. “ Bu deneyden almamiz gereken ders, önce büyük taslari yerlestirmezseniz, küçükleri koydugunuzda asla büyük taslara yer kalmayacagidir. Herkesin hayatinda küçük ve büyük taslar olabilir. Önce büyük taslari yerlestirip, kalan bosluklari daha küçük taslarla doldurursaniz, amaçlariniza, hayallerinize ulasmada daha çok yol alir, daha basarili olabilirsiniz.”
Iste sizin büyük taslariniz da yukaridan asagiya siraladiginiz, o en degerli olanlardir. Öncelikle kavanoza bunlari yerlestirip, kalan bosluklari baska seylerle doldurabilmek, zaman yönetiminde ve yasamda önceliklerinizi belirleyebilmek anlamina gelmektedir.
ZAMAN TUZAKLARI
Isyerimizde ve özel yasamimizda bizlere zaman kaybettiren bir çok sey olabilir. Bunlar, düzensizlik, plansizlik, hayir diyememek, geciktirme, erteleme, bekleme, aksakliklar, kararsizlik, ziyaretçiler, posta, mektup vs., dedikodu, gereksiz telefonlar, gereksiz isler, kahve sohbetleri, yetkilendirememek, verimsiz toplantilar vb. herkes için farkli olabilecek ama her nedense bir çogu da ortak olan zaman tuzaklaridir.
ISIN PÜF NOKTASI
BASKALARININ ÇALISMA DÜZENI VE ANLAYISINI DEGISTIRMEK YERINE, ÖNCE VE ÖNCELIKLE KENDI ÇALISMA DÜZENIMIZI VE ANLAYISIMIZI DEGISTIRMEK, ALISKANLIKLARIMIZDAN VAZGEÇMEKTIR
ÖNERILER
Simdi zamanimizin büyük bir bölümünü ayirdigimiz isyerimizde bazi aliskanliklarimizi degistirmemize yardimci olacak pratik öneriler üzerinde duralim. Unutmayin bu öneriler sadece öneridir. Zaman yönetiminin temeli SEÇIM’e dayanir. Seçim sizindir ve seçiminiz ne olursa olsun sizin için dogrudur.
Düzgün bir dosyalama sistemi aradiginiz evraka kolay ulasmaniza yardimci olur. Her aksam masanizi tamamen temizleyerek ayrilmayi bir aliskanlik haline getirin. Masanizda kalan evraklari dosyalayin, havale edin ne yaparsaniz yapin isterseniz çekmecelerinize tikistirin ( sonra temizlemek kosuluyla tabii ) ama masanizi bosaltin.
Bir telefon rehberiniz var mi ? Genellikler masa basinda kaybedilen zamanin büyük bir bölümü bir telefon numarasini aramakla geçer. Bu nedenle de düzenli olarak tutulan bir telefon rehberi size zaman kazandiracaktir. Bu amaçla telefon yada bilgisayarinizi da kullanabilirsiniz.
Bir ajandaniz var mi ? Zamaninizi planlamanin en önemli ilkelerinden biri bunu z yazili yapabilmektir. Hafizaniza asla güvenmeyin. Planlarinizin veya kendinize karsi yüklenimlerinizin yazili olarak yapilmasi kendi kendinizle yapilmis bir sözlesme gibidir. Sizi uymaya ve buna uygun davranmaya yönlendirir. Bunun için en basit sekilde bir ajanda kullanmaniz son derece yararlidir. Tabii gene elektronik çözümler öncelikle önerebilecegimiz çözümlerdir.
Teknolojiyi ve Çöp kutusunu KULLANIN. Zaman planlamasinda çaga ayak uyduracak sekilde teknoloji kullanmak size gerçekten zaman kazandiracaktir. Bilgisayarlar, her zaman yaninizda tasiyabileceginiz avuç içi bilgisayarlar, gelismis ve bu amaçla kullanabileceginiz cep telefonlari sizin için gerçekten yararli olabilirler.
Çöp kutusu sizin en yakin dostunuzdur. Masanizda kullanmadiginiz, kullanmayacaginiz, size göre önemsiz not, yazi, mesaj, mektup, dergi, brosür vs. gerçek yeri orasidir. Çöp kutusunu kullanmayi becerebilen insanlarin zaman yönetimine daha yatkin olduklari bilinmektedir. Çöp kutusu o anda yaptiginiz seçimlerin somut bir göstergesidir. Unutmayin, zaman yönetimi bir SEÇIM’dir.
HAYIR DEMEYI ÖGRENIN
Zaman yönetiminin önündeki en büyük engellerden biri de nezaketimiz ve acima duygumuz nedeniyle baskalarina HAYIR diyememektir. Su veya bu nedenle islerini dogru dürüst yapamayan insanlarin islerini yüklenmek, kendi islerimizi ertelemeye neden olacaktir. Bu nedenle da nezaket kurallari çerçevesinde olmak kosuluyla HAYIR diyebilmeyi ögrenmemiz gerekir. Peki, amirinize hayir diyebilir misiniz ? Evet, diyebilirsiniz. O isi yapmak için baska bir isi ertelemek zorunda oldugunuzu, su anda elinizde daha acil baska bir is oldugunu, arzu ederse önceligi onun belirlemesinin daha yararli olacagini vs. söyleyerek yapabilirsiniz. Unutmayin, HAYIR demenin de binbir yolu vardir.
Randevu ve toplanti isteklerini geri çevirmeyi bilin.
Birileri bize randevu verdiginde genellikle HAYIR diyemez ve ona uymaya çalisiriz. Çagrildigimiz her toplantiya gitmek de nezaketimiz geregidir. Unutmayiniz ki randevu karsilikli belirlenebilir. Sizin için uygun olabilecek bir zamani önermekten daha dogal ne olabilir ki ? Bunu biliriz de nedense pek gerçeklestiremeyiz. En büyük tuzagin kurbani oluveririz. “ AYIP OLUR “ Diger taraftan da gerçekten size yararli olamayacak, yada gerçek bir katkinizin olamayacagi toplantilara katilmayi reddedebilirsiniz.
Her seyi baskalarinin istedigi zamanda yapmak zorunda degilsiniz.
Zaman sizin zamaninizdir. Bunu planlayacak olan da sizsiniz. O halde her isin yapilabilecegi zamani sizin belirlemenizden daha dogal ne olabilir ki ? Tabii simdi “ gel bunu bir de patronuma anlat “ diyenler olacaktir. Patronunuza da Hayir diyebileceginizi unutmayin. Zorda kalirsaniz önceligi belirlemeyi ona birakin olsun bitsin. Sizin için ne fark eder ki ?
Arastiracagina sürekli size soran birinin her sorusuna yanit vermek zorunda da degilsiniz
Insanlara yardimci olmak ile tembel insanlarin elinde oyuncak olmayi birbirine karistirmayalim lütfen. Sürekli size sorular soran birinin her sorusunu yanitlamaya kalkisirsaniz kesinlikle kendi zamaninizi harciyorsunuz demektir. Onun yerine “ Neden su dosyaya bakmiyorsun “, “Aradigini su rafta bulabilirsin”, yada “Sorunun yanitini internetten bulabilirsin” seklinde yaklasimlar hem sizi rahatlatacak hem de o kisiyi arastirmaya ve ögrenmeye itecektir.
ERTELEME
Bütün rejimler Pazartesi baslar. Tüm önemli isler de öyle. Bazilari için aybasi baslangiç için en iyi zamandir. Sigara ancak yilbasinda birakilir. Henry Ford’un su güzel sözünü animsatmakta yarar var : “ Zor is, zamaninda yapmadigimiz kolay islerin birikmesiyle olusur” E, atalarimiz da bosu bosuna “Bugünün isini yarina birakma “ dememisler. Ama gene de benim favorim Nike’in slogani : “ Just Do It “
BEKLEME SÜRELERI
Randevusuna geç gelen insanlar, geç gönderilen raporlar, toplanti için beklemeler vb. baskalarinin zamana sizin kadar deger vermemesinden yada, sizin zamaniniza gereken saygi göstermemekten kaynaklanir. Bunu bir saygi olarak kabul ederseniz, bu konuda sürekli hatirlatmalar yapmak da size düser. Böyle bir durumda eger “ ayip olur “ diye düsünüyorsaniz, sevdiklerinize ve kendinize karsi da ne kadar “ayip olacagini “ da düsünmeniz gerekir. Gene de bu bekleme süreleri sizin için bir sorun olmaya devam ediyorsa, o halde bu durumu kendi lehinize çevirmenin yollarini arayabilirsiniz. Iste bu bekleme sürelerinde, masanizi düzenleyebilir, bazi raporlari yada evraklari okuyabilir, bazi telefon görüsmelerini yapabilirsiniz. ( Is / Zaman çizelgesini animsayiniz )
KARARSIZLIK
Hepimiz zaman zaman kararsiz kaliriz. Bir türlü ise baslayamaz, nereye gidecegimize karar veremeyiz. Sikça yasanan bu durumda eldeki verilerle hareket etmek, bütçenizi gözden geçirmek, yada ayaginizi yorganiniza göre ne kadar uzatabileceginizi bilmek size yardimci olacaktir. Gene de en kötü karar bile kararsizliktan iyidir inanci yaygindir.
ZIYARETÇILER
Ziyaretçilerimiz basimizin tacidir. Ancak bazen de sorun olurlar. Ziyaretçilerimizin sikligindan is yapmaya firsat bulamadigimiz yada islerimizi erteledigimiz çok olmustur. “Ayip olur “ anlayisi ise bu konudaki en büyük engelinizdir. Bunu asabilmeniz için kararli ve kati bir tutum izlemeniz gerekir.
Randevu sisteminde israr edin, hatirlatmaktan çekinmeyin. Özel yasaminizda da is yasaminizda da bunu uygulayin. Aslinda basit bir nezaket kuralindan söz ediyoruz degil mi ? Küçükken komsularin kapisini çalip “ bir maniniz yoksa annemler bu aksam size gelmek istiyorlar “ dedigim günleri animsiyorum. Bu zaten bir nezaket geregi degil midir ? Peki bu basit kurali yerine getirmeyen insanlara karsi “ ayip olur “ düsüncesiyle hareket edince, size, sevdiklerinize, deger verdiklerinize ayip olmuyor mu ?
Bir türlü kalkmayi bilmeyen ziyaretçilerinize “ 10 dakika sonra bir toplantim var, katilmak zorundayim, sonra devam ederiz”, yada “ gelmeden önce bir haber ver de, agiz tadiyla sohbet edelim “ gibi sözlerle görüsmenin süresini ve önceden haber verme gerekliligini animsatabilirsiniz. Habersiz gelen ziyaretçilere de kibarca ayni sözleri söyleyebiliriz. Yada “ tam yarim saatimiz var, rahat rahat görüsebiliriz “ gibi küçük animsatmalar yapabiliriz. Yinelemekte yarar var, sakin ola ki “ ayip olur “ diye düsünmeyin, yoksa kendinize ayip etmis olursunuz.
Bazi yöneticiler, “ benim kapim herkese açiktir “ der ve sonra da giden gelen ziyaretçiler nedeniyle is yapamamaktan sikayet ederler. “ Kapisi herkese açik olmak” ile ÇAT kapi herkesin odasina girebilecegi bir yönetici olmak ayni sey degildir. Her zaman görüsülebilecek bir yönetici olmak, yöneticinin basarini garantilemez. Tam tersine, randevusuz ziyaretçilerini tesvik ederek, günlük programinin daha çok bölünmesine neden olur.
POSTA, MEKTUP, RAPOR VS.
Çagimiz bilgi çagi derler, belki de bilgi kirliligi çagi demek daha dogru. O kadar çok bilgi var ki bunlarin arasindan sadece bizi ilgilendiren, isimize yarayacak olanlari seçmek ayri bir beceri. Hele makaminiz yükseldikçe ve yönetim kademelerine geldikçe her yerden bilgi yagmakta. Peki ama bunlarin hepsini okuyacak zamanimiz var mi ?
Evinize mobilya almayi düsünmüyorsaniz, size gönderilen katalogu incelemek için zaman ayirir misiniz ? Otomobilinizi degistirmiyorsaniz ve özel bir ilginiz yoksa yeni çikan bir markanin tanitim katalogu için zamaniniz var mi ?
Aldiginiz raporlar gerçekten isinize yarayan bilgiler içermekte midir ? Almazsaniz ne olur ? Elinizdeki raporun bir baska kopyasi var mi ? Baskasi sakliyor ve siz de kolaylikla ulasabiliyorsaniz, neden siz ayrica dosyaliyorsunuz ?
Günümüzde son derece yaygin olarak kullanilan e-mail iletisiminden neden sikayet ediyorsunuz ? Gereksiz olduguna inandiginiz iletiler yüzünden degil mi ? Lütfen çöp kutunuzu kullaniniz. Sizi hedeflerinize götürecek, önceliklerinize hizmet edecek bilgiler disindaki hiçbir sey için zaman ayirmayiniz. Çöp kutunuz ne güne duruyor?
SOHBET – DEDIKODU
Havadan sudan sohbet zaman zaman rahatlama için çok önemlidir. Ancak bunun sinirlarini çok iyi belirlemek gerek. Dedikodu mekanizmalarinin içinde kaybolmak bir çok seyinizi yitirmenize neden olabilir. Bunun için Aristo’nun 3 Filtre yöntemini uygulamaktan çekinmeyin. Yani, size gelen bilginin dogrulugundan emin degilseniz, birilerinin iyiligi için degil ise ve sizin isinize yaramayacaksa neden zaman ayiracaksiniz ki ?
GEREKSIZ ISLER
Gereginden çok detaylarla ugrasmak bize gerçekten zaman kaybettiren bir aliskanliktir. Birlikte çalistigimiz insanlara güvenmeli ve gereksiz detaylara girmekten kaçinmaliyiz. Baskalarinin yetersiz çalisma aliskanliklari nedeniyle isin aksamasi, gecikmesi vb. nedenleri ortadan kaldirmak için baskalarinin islerine de zaman ayiririz. Bu da bizi esas yapmamiz gereken islerden ayiracaktir. Kendisi arastiracagina hazir bilgiye konmayi seven ast yada arkadaslarimizin sorularini iyi niyetle yanitlama çabalarimizi da “ gereksiz isler “ sinifina koyabiliriz. Kendinizi her soruyu detayli bir sekilde yanitlama zorunda da hissetmeyiniz. Çalisanlariniza ilettiginiz mesajlariniz yeteri kadar açik degilse ve yanlis anlamalara neden oluyorsa, yanlis isleri düzeltmek yada yeniden yapmak için kaybettiginiz zaman, yasaminizdan ve sevdiklerinizden çaldiginiz bir zaman dilimi olacaktir. Mesajlarinizi açik oldugundan ve anlasildigindan emin olunuz.
GEREKSIZ TELEFONLAR
Ne gariptir ki aslinda bize zaman kazandirmasi, daha hizli iletisim saglamasi için gelistirilen telefonlar, ayni zamanda en büyük zaman tuzaklarimizdan biri haline geldi. Kuskusuz teknoloji gelistikçe bizler de bundan yararlanacagiz. Ama nasil yararlandigimiz önemli. Bu kadar yararli bir araç neden bu kadar kötü kullanilmaktadir ? Neden bir çok insan bu aracin kölesi durumuna düsmüstür ? Tamamen bilinçsiz kullanimdan dolayi. Yasi uygun olanlar animsayacaklardir, televizyonlarin evlerimize ilk girdigi günlerde hepimiz onun esiri olmustuk. TV’lerin üzerinde bir Açma-Kapama dügmesi oldugunu fark etmemiz için uzun bir zaman geçmesi gerekmisti. Telefonlarimizda da ayni deneyimi yasayacagiz gibi.
Her ne kadar yakin dost iliskilerinde ve bazi resmi islerde yüz yüze yada telefonla konusmanin sicakligi olsa da, bunu sadece gerektiginde yapmali, gereksiz telefon görüsmelerinden kaçinmaliyiz.
Bazen bir duyuru yapar, sirket içi net yoluyla bir bilgi gönderirsiniz. Örnegin bir gezi düzenlemis ve tüm detaylari bu duyurunuzda belirtmissinizdir. Gene de telefon açip, “gezi nereye ?” diye soranlar olur. Bir duyuruyu okuma zahmetine katlanamayan kisiler sizin zamaninizi çalmaktan da çekinmeyeceklerdir.Eger “ ayip olur “ diye düsünerek, telefonla bikip usanmadan bilgi vermeye zamaniniz varsa ne ala, yoksa o halde yapilacak sey asla soruyu yanitlamamak ve duyuruyu okumasini ögütlemektir. Inanin bana biraz üzülecek ama rahat edeceksiniz.
Telefonu olabildigince kisa kullanmak bir diger yoldur zamani etkin kullanabilmek için. Hal hatir sorma faslini olabildigince kisa tutup kisa yoldan konuya girmek en etkin yoldur.
Eger bir sekreteriniz varsa belirli zamanlarda telefon baglamamasini ve gerekli notlari almasini isteyebilirsiniz. Bu uygulama size zaman kazandiracak, telefon görüsmelerinizi istediginiz gibi planlamaniza yardimci olacaktir.
Cep telefonlarinda da tele sekreteri kullanmak, istemediginiz zamanlarda ve istemediginiz görüsmelerden sizi kurtaracak, sizi arayanlara dönmek için planlama önceligini size verecektir.Unutmayiniz, her çalan telefona yanit vermek ve her arayana da dönmek zorunda degilsiniz. ( telefon rehberinizde kayitli olmayan ve size mesaj birakmamis biri için )
" Kendinizi yalniz hissediyorsaniz, hele karar vermekten nefret ediyorsaniz, Is yapmak yerine konusmayi tercih ediyorsaniz, neden toplanti yapmiyorsunuz ? " Diyor ve toplantinin yararlarini siraliyordu :
" Is arkadaslarinizla sohbet edersiniz, Dilediginiz kadar çay, kahve içersiniz, Karar vermemenin keyfini yasarsiniz, Resim ve grafik becerinizi gelistirirsiniz, Bir daha asla bakmayacaginiz notlar alir, mesgul görünürsünüz, Kendinizi önemli hisseder ve hissettirirsiniz, Intikam almak için en uygun yerdir. Üstelik de tüm bunlari çalisma saatleri içerisinde yaparsiniz."
Dedigim gibi bu isin sakasi tabii ama pek de yabanci gelmedi kulaginiza degil mi ? Asagidaki sözleri sik sik duymussunuzdur :
“ Toplantilardan is yapmaya firsat bulamiyoruz “
“Toplanti bitti hadi isimize bakalim “
“ Nasil olsa toplantida görüsecegiz, o konuyu da hallederiz “
Öncelikle su konularda anlasabilmemiz gerek :
*
Toplantilar angarya degildir, isin önemli bir parçasidir.
*
Toplantilar, görüsme firsati bulamayan yöneticilerin, baska konularda da sohbet edebilecekleri bir ortam da degildir.
NIÇIN TOPLANIRIZ ?
*
Karar vermek için
*
Çözüm bulmak için
*
Bilgilendirmek için
*
Katilim saglamak için
Eger yukaridaki nedenlerle toplanacak isek bu, toplantinin bir sahibi oldugunu gösterir. Toplanti sahibi öncelikle “ bir toplanti yapmaya gerek var mi ?” sorusunu içtenlikle yanitlamalidir. Böyle bir ihtiyaç varsa, sadece gerekli olan katilimcilara bir davetiye göndererek, toplantinin yeri, tarihi, gündemi, katilimcilari ile ilgili bilgi verir. Katilimci sayisinin en çok 7 olmasi, katilimcilarin konuya odaklanmasi ve ilginin dagilimini önlemek için yararlidir. Daha çok katilimcisi olan toplantilarda ilginin dagildigi ve ikili görüsmelerin basladigi bilinmektedir.. Katilimcilar ve toplanti sahibi konuya hazirlanarak tam zamaninda toplanti yerinde hazir bulunurlar. Toplanti sahibi, gerekli ekipmani da önceden hazirlar. Anlama oraninin arttirilmasi için teknolojik görsel ve isitsel ekipmanlarin kullanimi yararli olacaktir.
Toplantilara kesinlikle zamaninda baslanmalidir. Bir zamanlar yönettigim bir toplantiya geç kalanlar nedeniyle bir türlü baslayamamistik ve ben de söylenmeye baslamistim : “ Bir türlü zamaninda gelmeyi ögrenemedik “ dedigimde, genç mühendis arkadaslarimdan biri : “ Bir türlü zamaninda baslamayi da ögrenemedik “ demisti. Zamaninda baslamazsaniz asla zamaninda gelmeyeceklerdir.
Gündeme sadik kalinmali ve üzerinde gerekli, hazirliklar yapilmamis hiçbir konuda görüsme baslatmamalisiniz. “ Bu konuda hiçbir hazirligimiz yok, Ahmet bey gerekli çalismayi yapsin, Sali günü yeniden toplanalim “ demek daha dogru olacaktir.
Toplanti için gerekli bilgi, veri, rapor, gösteri vb. hazirlanmadiysa bunu bir AYIP sayin ve toplantiya devam etmeyin. Unutmayin, yönetici verilerle konusan kisidir. Ortada gerekli veriler ve bilgiler yoksa neyin üzerinde tartisacagiz, mis’lar ve mis’ler üzerine mi ?
Eger konu, insan degil ise, insanlara degil, soruna ve çözüme odaklanin.
Toplanti sirasinda baska bir konuyu düsünmeyeceginize göre telefonlariniza da ihtiyaciniz yok demektir. Konserde, tiyatroda, uçakta yada özel aracinizda telefonlarinizi kapatabiliyorsaniz, toplanti süresince de kapatabilirsiniz ve bu dünyanin sonu degil, inanin.
Eger gerçekten de etkin bir toplanti yapmak istiyorsaniz iste size bir Altin kural :
“ Eger söyleyecekleriniz suskunlugunuzdan daha degerli degil ise, susunuz. “
YETKILENDIREMEME
Karsilastigimiz en önemli zaman tuzaklarindan biri de yetkilendirememe ve isleri devredememektir. Gereksiz isleri tanimlarken, bu isi neden ben yapiyorum sorusuna verdigimiz yanitlar üzerinde durmustuk. Evet, bu isi neden ben yapiyorum, baskasi yapamaz mi dedigimizde eger birilerini bulabiliyorsak hemen isi ona devredebilmeliyiz. Ama genellikle bunu yapamayiz ve gerekçelerimiz de hazirdir :
* Yeterince deneyimli degiller
* Ona anlatana kadar kendim yaparim
* En küçük bir hata pahaliya mal olur
* Ben daha çabuk yaparim
* Isleri zaten çok yogun
* Henüz bu sorumlulugu almaya hazir degiller….
Tabii tüm bunlar Güvensizlikten ileri geliyor. Ya kendimize güvenmiyoruz yada çalisanlarimiza. Her ikisinde de basimiz dertte demektir.
Birlikte çalistigimiz insanlara güvenmeli, isin önemini ve amacini belirttikten sonra gerekli yetki ve sorumlulugu da vererek isi ve sonucunu takip etmeliyiz. Tabii bu arada isin sonuçlarindan da sorumlu tutmaliyiz. Amerikali ünlü General George Patton : “ Insanlara nereye gideceklerini söyleyip, oraya nasil gideceklerine kendilerinin karar vermesini saglarsaniz, alinacak sonuçlara hayran kalirsiniz “ demistir.
Tabii bu arada birlikte çalistiginiz insanlarin bu devir için yeterli beceriye yada bilgiye sahip olmadigini öne sürebilirsiniz. O zaman da “ dogru insanlarla çalismayi deneyin “ Aksi taktirde siz bir gün yanlis kisi konumuna düsebilirsiniz.
ZAMAN YÖNETIMININ TEMEL BENIMSEYISLERI
Yasam sizindir ve yasamda öncelikleriniz vardir.
Zamanim yok sözünü asla bir mazeret olarak kabul etmeyin, Ulu Önder’i animsayin.
Çok çalismak “ iyi “ degildir. Iyi çalisma, sonuçlariyla ölçülebilen, etkin çalismadir.
Fazla çalisma iyi planlanmamis bir zamandir.
Sizin ve sevdiklerinizin zamanina deger vermeyen kisilerin gerçek dostlariniz olup olmadigini bir kez daha düsünün.
Baskalarinin basarisizliginin sonucunu size yüklemelerine asla izin vermeyiniz.
Dogru insanlarla çalismayi bilmeyen yöneticiler bir gün gelir, “ yanlis kisi “ olurlar.
Dakik olmayi bir yasam biçimi haline getirin.
Teknolojiyi siz yönetirsiniz.
Siz degerlisiniz.
BU ÇALISMAYI OKUDUKTAN SONRA…
Bazilarimizdan su sözleri duyacaksiniz eminim.
* Aslinda iyi, güzel de, bizde yürümez…
* Bunu bir de benim patronuma anlat.
* Bizde bütün isler acildir, plan yapamazsin ki…
* Bir zamanlar denemistim, olmadi…
* Her sey benim elimde degil ki…
* Zamanim yok !!!
Aslinda haklilar. Kaybedenler kulübünde isler böyle yürür. Orada, hiçbir sey yapmamak, ama yapilanlari elestirmek vardir. Ben olsam… diye baslayan ve önce sirketi sonra da ülkeyi kurtaran neseli konusmalar vardir. Kahkahalar, sakalar vardir. Çok rahat bir yerdir, fazla çalismak ve yorulmak da gerekmez, akil verip isi baskalarindan beklemek yeterlidir. Aslinda son derece keyifli bir yerdir. Bir çok kisi orada olmak için can atar. Ama bir de baskalari vardir. Gerçi daha çok çalisir, daha çok yorulurlar ama, sikayet etmek yerine is bitirmeyi tercih ederler. Sorunun degil çözümün bir parçasi olmayi seçmislerdir. Pek sakalasmaya da zamanlari yoktur, evlerini de hiç ihmal etmezler, yasama daha çok deger katar, keyfini sürerler. Zamani gelince de gülmeyi becerebilenlerdir onlar. Son gülenlerdir.
Nerden: sonsuzuluğun sonsuzluğunda sonsuza uzanmakta , kendinden öte bir yolda!..
Mesajlar: 578
zaman çok değerli gerçekten..ben zaman değince Efendimiz (sav) zaman ötesi sözü aklıma gelir : 'iki günü eşit olan ziyandadır'..her gün yeni ve her an dolu olması duasıyla..teşekkür ederim .......
Zamanın Kölesi olmayacağım!
Normal
